Personuppgifter

Därför behandlar vi personuppgifter

Personuppgifter registreras och behandlas av BTR huvudsakligen i administrativt syfte och för att fullgöra den åtgärd för vilket personuppgifterna lämnades och för att kommunicera med besökare.

För att vi ska få behandla dina personuppgifter måste vi ha en giltig grund för behandlingen. Såvida inte annat framgår nedan är vår grund ett berättigat intresse eller fullgöra ett avtal. Behandling kan också vara nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse.

BTR´s  berättigade intresse är i första hand att fullgöra det åtagande för vilket personuppgifterna lämnades till oss, men även att tillhandahålla dig och din organisation information (utbildningar, event, marknadsföring och nyheter) inom områden som vi tror är relevant för dig i din yrkesroll, eller i egenskap av student eller arbetssökande. I förekommande fall kan det berättigade intresset även avse att hantera rättsliga anspråk. 

BTR behandlar personuppgifter bl.a. för att:

• Hantera anmälan till och deltagande vid våra utbildningar eller event
• Hantera svar vid kund- och marknadsundersökningar eller andra enkäter
• Marknadsföra våra produkter och tjänster
• Informera om nyheter som affärsutveckling, lagändringar, undersökningar eller förändringar på  BTR
• Hantera ansökan om lediga tjänster eller intresseanmälningar för anställning eller praktikplats
• Hantera frågor eller annan kontakt som har tagits med oss

Vilka personuppgifter behandlar vi

När du söker en ledig tjänst eller skickar en intresseanmälan till oss behandlar vi som utgångspunkt följande personuppgifter; namn, födelseår, kön, e-postadress, telefonnummer, adress, svar på frågor i ansökningsformuläret, CV, personligt brev, övriga bifogade dokument.

Dina personuppgifter registreras i syfte att administrera rekryteringen av sökt tjänst eller plats. Vi sparar de uppgifter och den information du registrerar och lämnar till oss i samband med ansökan via en kandidatprofil. Dina uppgifter lagras som längst två år efter avslutad rekryteringsprocess.

Lämnade uppgifter kan vidarebefordras till underleverantörer som tillhandahåller rekryterings- och testverktyg.

Utbildningar, event  m.m.

När du  anmäler dig till eller deltar på en utbidlning eller andra event, registrerar dig, blir du ombedd att lämna vissa personuppgifter, som exempelvis namn, adress, personnummer, arbetsgivare eller bolag, befattning, avdelningstillhörighet, telefonnummer, e-postadress och faktureringsinformation. I våra kunduppdrag lagrar vi även kontaktuppgifter, vilket typiskt sett utgör namn, e-postadress, arbetsgivare/bolag och befattning.

På våra utbildningar, event och möten kan bild- och ljudupptagningar förekomma. Dessa kan komma att användas för att informera om verksamheten på hemsidan och sociala media. Om du har invändningar mot att vi använder en bild där du identifierar dig själv kontakta oss enligt nedan. 

Dina personuppgifter registreras och lagras i syfte att administrera, förbereda och utvärdera möten/event, bemöta en kontaktförfrågan, tillhandahålla efterfrågade beställningar eller marknadsföra kommande utbildningar eller event.

Lämnade uppgifter kan vidarebefordras till leverantörer som tillhandahåller eventverktyg, CRM-system eller motsvarande och för mötesbokningar eller partners vid anordnande av utbildningar eller event.  

Kontaktförfrågan GDPR m.m.

När du skickar en allmän kontaktförfrågan blir du ombedd att lämna vissa personuppgifter, som exempelvis namn, ort, bolag, telefonnummer eller e-postadress. För GDPR begäran ombeds du härutöver att lämna information om relation till BTR och ditt personnummer.

De personuppgifter du lämnar i samband med en kontaktförfrågan registreras och lagras i syfte att kunna hantera och besvara ärendet och i förekommande fall för att identifiera dig i samband med en begäran. Personuppgifterna lagras i syfte att fullgöra rättsliga eller avtalsmässiga förpliktelser om t.ex. dokumentationskrav eller försvara rättsliga anspråk.

Lämnade uppgifter i samband med GDPR begäran kan komma att lagras hos underleverantörer som tillhandahåller tjänsten för elektroniska formulär och identifiering.  

BTR´s kundportal

Konto till kundportalen utfärdas för användare hos kund i enlighet med uppdragsbrev och därtill hörande allmänna villkor. Användare identifieras primärt med namn, e-postadress och person- eller kundnummer. Är kund till kundportalen en fysisk person är samtlig data på dennes konto personuppgifter, vilket även innefattar räkenskapsinformation, bankuppgifter, personnummer m.m.

Övrigt

Utöver ovanstående behandlas personuppgifter som du själv har valt att lämna, till exempel vid efterföljande e-postkontakt med oss. Som utgångspunkt efterfrågar vi inte känsliga personuppgifter som exempelvis information om hälsa eller etniskt ursprung. Om du själv väljer att lämna sådan information, t.ex. i samband med en utbildning eller i en jobbansökan förutsätter vi att du vill att vi behandlar dessa uppgifter i enlighet med denna policy.

Vidarebefordran av personuppgifter

Utöver vad som framgår ovan kan BTR komma att lämna personuppgifter till försäkringsbolag eller juridiska rådgivare i samband med ett rättsligt förfarande i den mån det krävs för att BTR ska kunna ta tillvara sina rättmätiga intressen eller annan mottagare om så föreskrivs i lag, förordning eller myndighetsbeslut. Härutöver kommer personlig information inte att överföras, såvida BTR inte är skyldigt till eller tillåtet att göra så enligt lag, eller när så krävs i syfte att utföra vår verksamhet (t.ex. vid outsourcing eller annan extern förvaltning).

Hur länge vi sparar personuppgifter

BTR vidtar rimliga åtgärder för att bevara personuppgifter endast så länge som krävs för att uppfylla de ändamål för vilka de samlades in, exempelvis tillhandahålla utbildningar eller litteratur, administrera jobbansökningar och hantera klagomål, samt för vårt berättigade intresse av att kunna nå ut till dig med information om event, marknadsföring och nyheter inom områden som är relevanta för dig.

Personuppgifter som vi använder för utskick av inbjudningar eller andra uppdateringar lagras till dess att du meddelar oss att inbjudningarna ska avslutas, vilket du gör via Kontakta oss på hemsidan.

BTR´s kundportal

Användares konto inaktiveras/raderas om användaren inte längre är verksam hos kund, vilket åtgärdas så snart kund informera BTR om detta. Personuppgifter som också utgör räkenskapsinformation sparas i enlighet med gällande rätt och uppdragsbrevet med kund. För närvarande 7 år från avslutat räkenskapsår enligt bokföringslagen.

Säkerhet

Dessvärre kan ingen dataöverföring via internet eller annat nätverk garanteras oinskränkt säkerhet. BTR verkar dock för att dina personuppgifter ska behandlas säkert och i enlighet med denna policy, mot otillbörlig åtkomst, förändring och förstörelse.

BTR tillser att de personuppgifter som behandlas skyddas genom erforderliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder med beaktande av vad som är lämpligt i förhållande till personuppgifternas karaktär, omfattning och känslighet. BTR´s system och organisation är ordnade så att obehöriga personer inte har tillgång till de personuppgifter som behandlas. 

För att säkerställa att ingen obehörig person efterfrågar och får tillgång till dina personuppgifter i samband med begäran av information använder vi en avancerad elektronisk identifiering genom bank-id för detta ändamål. De personuppgifter som vi behandlar härmed lämnas ut till underleverantör av identifieringstjänsten, som lagrar denna i syfte att uppfylla dokumentationskraven enligt gällande dataskyddslagstiftning.

Av lagar och professionella skyldigheter, inklusive yrkesetiska regelverk, följer också krav på organisatoriska säkerhetsåtgärder. Några exempel på sådana åtgärder är:

• Tystnadsplikt för alla som arbetar inom eller för BTR rörande information som de har fått under eller i anledning av verksamhet vid eller för BTR
• Skriftliga avtal rörande dataskydd med berörda leverantörer och konsulter
• Interna rutiner, utbildning samt policys avseende omsorgsfull hantering av personuppgifter samt för uppgiftsminimering, relevans, aktualitet, gallring och incidenthantering.

BTR´s kundportal

För din säkerhet sker inloggning till kundportalen genom en autentisering i två steg och användare ansvarar själv för att inloggning inte görs tillgänglig för obehöriga personer. Användare ansvarar även för att med på marknaden tillgänglig teknik förhindra att sin stationära eller mobila enhet inte drabbas av virus eller liknande och att sådan inte överförs till kundportalen. Kundportalen har följande åtkomster i din mobila enhet:

• Åtkomst till Internet – för att kundportalen ska kunna kommunicera med BTR servrar och system i samband med nyttjande av dess tjänster och vid annan kommunikation med kundportalen.
• Åtkomst till kamera och bildgalleriet – för att möjliggöra användande av bilder i samband med funktionen Skicka underlag.

Inloggningsuppgifter får inte delas eller användas av fler än en användare. Varje användare är ansvarig för sekretessen och riktigheten avseende inloggningsuppgifter och annan kontoinformation. Användare måste informera BTR omedelbart vid obehörig åtkomst av inloggningsuppgifter.

Kundportalen får inte användas för något illegalt eller obehörigt syfte och Kund eller Användare får inte bryta mot någon lagstiftning i relevant jurisdiktion eller överföra stötande, hotande, kränkande, ärekränkande eller annan anstötlig data till eller med hjälp av Kundportalen.

Rättigheter

Du har i vissa fall rätt att begära information om, rättelse eller radering av dina personuppgifter, rätt att begära begränsning eller invända mot behandling. Du har också rätt att inge klagomål till tillsynsmyndigheten om behandlingen. Det kan dock finnas begränsningar enligt lag, professionella regelverk och andra bestämmelser som påverkar dessa rättigheter.

Du ansvarar i första hand själv för att lämnade uppgifter hålls aktuella. För att uppdatera informationen skickar du den korrekta informationen till oss, varefter vi snarast rättar uppgifterna. Om vi härutöver får kännedom om att personuppgifter som du lämnat till oss via webbplatserna eller på annat sätt inte längre är korrekta, kommer vi rätta, avidentifiera eller ta bort sådana personuppgifter.

Personuppgifterna bevaras under den tid som är motiverat med hänsyn till ändamålen med behandlingen. På begäran tas om möjligt identifierbara personuppgifter bort från aktuella system, vilket kan innebära att vi inte kan fortsätta att erbjuda tjänsterna till dig. Du har rätt att invända mot sådan behandling av personuppgifter som vi gör där vi anser oss ha ett berättigat intresse utifrån en intresseavvägning. Invändning ska vara preciserad.

En gång per år har du rätt att utan kostnad få ett registerutdrag som visar vilka personuppgifter om dig som behandlas. Begäran om information och registerutdrag ska göras skriftligen till oss  och då vara egenhändigt undertecknad av den sökande samt innehålla uppgift om sökandes namn och personnummer.

Ta gärna del av denna information löpande då den kan ändras från tid till annan.